As etapas do processo seletivo

Olá pessoal, tudo bem?

Dando continuidade à postagem anterior, que falei sobre a função do recrutamento estratégico, pretendo expor aqui algumas das etapas principais de um processo seletivo. Antes de começarmos a explorar as fases que mais são utilizadas pelo time de R&S, vale a pena ressaltar alguns pontos importantes:
O primeiro é que todo o processo seletivo deve ser muito bem planejado com relação ao seu orçamento, tempo disponível para conclusão, público alvo e perfil da empresa e gestor da vaga. De acordo com o orçamento, por exemplo, poderemos optar pelos meios de divulgação da vaga, a contratação ou não de uma consultoria e algumas avaliações extras que poderiam ser feitas (como um Assessment, por exemplo). De acordo com o perfil da vaga e criticidade do gestor, podemos estabelecer o tempo que vai ser gasto nesse processo.
O perfil da vaga em questão também é importante para que se definam as etapas, já que por exemplo, não é muito comum termos dinâmicas de grupo para cargos gerenciais, mas que tal ferramenta é muito utilizado para vagas de volume, programas de estágio e trainee.
Agora passemos às principais etapas que separei:

  •  Definição do perfil da vaga
O mais comum é partirmos dessa etapa. Antes de mais nada precisamos alinhar com o gestor da vaga as principais características do futuro funcionário. Algumas empresas estabelecem um padrão de formulário para o preenchimento tanto do gestor quanto do RH responsável, esse formulário é muito bom para não esquecermos nenhum ponto e padronizar as informações, mas é sempre bom que esse formulário seja acompanhado de uma reunião entre as partes envolvidas para que possamos alinhar o máximo possível as expectativas e necessidades do gestor.
Ainda que o time de RH seja a área responsável pelo recrutamento, o processo seletivo é sempre do gestor da vaga. Isso significa que a decisão final é sempre dele, contudo é imprescindível que o analista de RH atue como um consultor interno, orientado e guiando o desenho do perfil e a tomada de decisão, já que somos especializados no assunto e tendemos a conhecer melhor o mercado.
Alguns pontos importantes nesse momento de definição do perfil são:
- Formação escolar: se é necessário ensino superior e em qual área, cursos necessários ou desejáveis, pós-graduação, entre outros.
- Experiência profissional: se é necessária experiência prévia, se sim em qual setor, tipo de empresa, por quanto tempo, entre outros.
- Principais atividades do cargo: para identificar o conhecimento prévio de tais atividades.
- Idioma: quais e com qual frequência vai usar, para estipular qual nível de proficiência é necessário.
- Local de trabalho: para facilitar encontrar candidatos que tenham fácil acesso ao lugar.
- Competências comportamentais: tais competências devem estar alinhadas com a missão da organização, com o negócio da empesa e com a área em que o profissional vai atuar. Exemplo: Uma empresa do setor financeiro tem como como missão se tornar referência no setor, e dentre suas competências estão visão ampla, liderar mudança e tomada de decisão. Isso pode significar que buscamos uma pessoa focada em entrega (já que o objetivo da empresa é se tornar referência no mercado), com um bom perfil analítico (para a tomada de decisão) e com proatividade para identificar mudanças necessárias.
Além disso usamos esse espaço inicial com o gestor da vaga para alinhar algumas particularidades do perfil esperado, como disponibilidade para viagens e mudanças de cidade.
Feito isso podemos passar para a próxima etapa.

  •  Divulgação de vagas
Para este artigo vamos considerar apenas o processo seletivo para Recrutamento Externo. Posteriormente publicarei um falando de uma outra modalidade de recrutamento, o Interno, que tem obtido muitas vantagens para as empresas também.
Pois bem, definido o perfil e o tempo que temos para fechar a vaga, podemos agora divulgar para atrair os candidatos. Para isso podemos contar com algumas ferramentas, tais como:
- Sessão de “Trabalhe Conosco” no site corporativo da própria empresa;
- Sites especializados em divulgação de vagas como o Vagas.com, Catho e InfoJobs;
- Redes sócias como Facebook, LinkedIn e Twitter;
- Hunting de profissionais (muito usado para perfis mais difíceis e específicos. Essa técnica consiste em buscar ativamente o profissional, e não esperar passivamente sua candidatura);
- Divulgação em feiras de emprego (muito usado para programas de estágio e trainee);
Todas essas opções possuem algum custo e algum tempo de resposta. Para retorno rápido é mais recomendado buscas ativas (como hunting ou buscar candidatos nos bancos de currículos de sites como Vagas.com e Catho), e para gastar menos é recomendado o uso de redes sociais que podem ser free, como o Facebook, Twitter e o plano básico do LinkedIn.

  • Triagem de currículos
Normalmente recebemos muitas candidaturas e precisamos estreitar um pouco o filtro para focarmos melhor na análise individual, e para isso serve a triagem.
A primeira etapa da triagem é fazer uma avaliação curricular dos candidatos. Sempre com base no perfil da vaga, devemos buscar as experiências e responsabilidades dos candidatos, suas realizações, as empresas que trabalhou, o desenvolvimento de sua carreira com o passar do tempo, a estabilidade ou troca excessiva de emprego, pretensão salarial e disponibilidade geográfica de trabalhar no local da vaga.
Depois de fazer essa primeira triagem, podemos fazer uma segunda rodada com entrevistas rápidas por telefone para esclarecer algumas dúvidas e verificar alguns pontos principais. Os aprovados então passam para a próxima etapa.

  • Aplicação de testes
Após a triagem o processo se torna bastante personalizado de acordo com a necessidade e avaliação do RH. A aplicação dos testes é apenas uma das possibilidades, junto com dinâmicas e entrevistas presenciais, por exemplo.
Para processos de grande volume, como os de trainee que chegam a ter mil candidatos por vaga, é recomendável usar os testes como mais um filtro antes das etapas presenciais. Digo isso pois com o avanço da tecnologia, temos diversas plataformas que possibilitam aplicar testes online.
Basicamente os testes e avaliações podem se dividir nos seguintes grupos:
- Testes de conhecimento: como português, língua estrangeira, raciocínio lógico, conhecimento geral, entre outros. Tais testes são muito úteis para etapas iniciais do processo seletivo por serem facilmente aplicados de forma remota e para um grande volume de pessoas.
- Testes psicológicos ou de personalidade: existem algumas dessas ferramentas muito utilizadas em recrutamento e seleção. Um ponto a considerar é que os testes psicológicos só podem ser aplicados e corrigidos por psicólogos, contudo existem outras avaliações que são aplicáveis por qualquer um. Existem diversas ferramentas diferentes com objetivos diferentes, desde testes de atenção, equilíbrio emocional, perfis comportamentais e tomada de decisão. É recomendável encontrar o mais adequado ao seu processo visando o custo (muitos são caros, e por isso fazem mais sentido estarem no final do processo) e eficácia do resultado para sua avaliação.
- Testes situacionais: Aqui são propostas atividades aos candidatos que representam o dia-a-dia de trabalho visando identificar o conhecimento focado na resolução de problemas comuns ao cargo. Como precisam de um preparo e uma disponibilidade maior, também é recomendado que seja aplicado mais ao final do processo.
Ao final dessa etapa, caso seja usada no início, espera-se que tenhamos um número menor de candidatos, e então podemos partir para as etapas presenciais.

  •  Dinâmicas de grupo
Se ainda assim ainda tivermos muitos candidatos, podemos usar as dinâmicas de grupo como mais uma ferramenta de avaliação de caráter eliminatório. Essas são, sem dúvida, o terror de quem está iniciando a carreira. Quase que regra entre os processos de estágio e trainee, por serem ótimas para mensurar competências interpessoais e atitude em grupo, as dinâmicas de grupo vem fazendo sucesso há algum tempo entre os times de Recrutamento e Seleção.             
Existem uma infinidade de dinâmicas de grupo disponíveis na internet, e cada uma tem a função de avaliar um aspecto comportamental diferente. Cabe ao RH avaliar qual a melhor opção para obter o resultado esperado e, caso não encontre, montar uma própria. Ao final desse artigo segue um link com alguns exemplos de dinâmicas de grupo disponíveis na internet.
Algo importante de se pensar no momento de preparar sua dinâmica é que um número reduzido de candidatos pode empobrecer o andamento das atividades, enquanto que um número exagerado pode dificultar a avaliação. Recomenda-se entre 8 e 12 candidatos e duas pessoas avaliando (os gestores da vaga são sempre bem-vindos).

  •  Entrevistas
Com um número de candidatos menor, podemos passar para as etapas de entrevistas individuais. Aqui poderemos conhecer ainda mais sobre a experiência profissional, história de vida e familiar, competências comportamentais, motivações com a vaga oferecida, entre outras coisas. Com a tecnologia atual podemos também fazer entrevistas tanto presenciais como por videoconferência, o que facilita muito a realização de vagas para lugares distantes.
Podemos dividir dois tipos principais de entrevistas, conforme abaixo:
- Entrevistas comportamentais: Feitas pelo RH, tem como foco explorar as competências comportamentais do candidato, sua trajetória de vida, relacionamento interpessoal, seus lazeres, entre outras coisas com o objetivo de compor um perfil psicológico e analisar se está de acordo com o perfil e necessidade do gestor e da empresa. Um ótimo exemplo dessas entrevistas, e quem vem sendo muito utilizada são as entrevistas por competência (que explorarei em outro artigo), que tem como objetivo prever o comportamento de candidato com base em seus padrões de atuação do passado.
- Entrevistas técnicas: Feitas normalmente pelo gestor da vaga ou por alguém especializado na área da vaga que temos aberta, essa entrevista tem objetivo avaliar se o conhecimento técnico do candidato está de acordo com o esperado.
Normalmente envia-se para as entrevistas técnicas 3 ou 4 finalistas, já que o gestor da vaga ou o especialista na área pode não ter uma agenda tão disponível para fazer essas avaliações.
As entrevistas podem ser estruturadas, com perguntas bem definidas, ou não estruturadas, com perguntas mais abertas. As entrevistas estruturadas facilitam a comparação das respostas entre os candidatos, as não estruturadas permitem avaliar mais a fundo coisas que podem surgir durante a entrevista. O mais usual é criar uma entrevista semiestruturada, onde podemos comparar as respostas dos candidatos a uma mesma pergunta e ao mesmo tempo explorar coisas que surjam no momento da entrevista.
As perguntas costumam ser abertas, dando a chance do candidato se expressar livremente, mas podemos usar de perguntas fechadas quando buscamos uma informação mais precisa, como disponibilidade para viagem.

Independente de entrevista estruturada ou não, com perguntas abertas ou fechadas, o mais importante que um entrevistador precisa ter em mente é a necessidade de se estabelecer um rapport, ou seja, uma relação de empatia e confiança com o candidato. Para isso é sempre bom quebrar o gelo da entrevista falando de amenidades e coisas leves do cotidiano e levar a entrevista de forma fluida, como uma conversa, mesmo que tenha em mente perguntas pré-definidas que precisam ser seguidas. 

  •  Validação de referências
Muito comum ao final da etapa, para se certificar de uma boa escolha, é checar os antecedentes profissionais dos finalistas. Assim ligamos ou para o RH ou para o gestor direto das últimas empresas para entender como foi o desempenho do candidato com eles.
É comum dos depararmos com resistência das empresas em falar sobre a experiência de ex-funcionários, mas não devemos nos contentar com respostas vagas ou genéricas. Nossa checagem deve ter como resultado uma avaliação concisa de como foi a experiência dos candidatos nas empresas anteriores: suas principais realizações, os desafios que teve que superar, os principais pontos que desenvolveu e os que ainda precisavam ser desenvolvidos no momento da saída do candidato, os motivos que levaram o desligamento, entre outros.
Finalmente, após todas as etapas, é chagara a hora da tomada de decisão.

  •  A tomada de decisão
Após todas as etapas do processo é esperado que já tenhamos um perfil completo dos finalistas: suas competências comportamentais, técnicas, motivações, potenciais e pontos a desenvolver. Com isso acredito que tenhamos informação suficiente para tomar uma decisão.
Como dito antes, a escolha é sempre do gestor da vaga, mas como ele não é um especialista em recrutamento devemos agir como consultor, orientando e clarificando os perfis de cada candidato e avaliando sua aderência ao perfil esperado.
Algumas empresas têm utilizado o mecanismo de atribuir pontuação para cada competência (técnica e comportamental) com o objetivo de tornar mais palpável a comparação, o que pode ser muito útil. Cada etapa do processo seletivo tomada isoladamente é insuficiente para a tomada de decisão. É sempre importante considerar o conjunto de resultados, e não tomar a decisão utilizando só uma das técnicas descritas acima.
Nessa etapa é sempre importante pensar não só no presente, mas em médio a longo prazo: quem tem mais chances de se desenvolver na empresa? Quem tem a maior motivação? Quem está mais alinhado com o futuro que a empresa deve tomar? Isso é fundamental para o recrutamento estratégico.
Selecionado o candidato, basta apenas seguir os tramites legais: avaliação médica e admissão com o pessoal do DP. 

  •  Feedback do processo
Dar o feedback para os candidatos é uma etapa muitas vezes esquecida pelos profissionais de RH, mas tem uma importância muito grande.
O primeiro motivo é que o processo seletivo pode ser o primeiro contato do candidato com a empresa, se tornando o único referencial desta como empregadora, e não dizem que a primeira impressão é a que fica? Dar um retorno, mesmo que negativo, faz com que o candidato perceba a importância que ele tem para a companhia, o que ajuda na imagem da empresa no mercado. Isso sem dúvida é um fator importante no índice de atratividade de uma empresa, tão importante nos dias de hoje.
Um bom feedback deve fugir do clichê de “não foi possível aproveitar você nesse momento”. Seja sincero: aponte os pontos fortes do candidato e os pontos em que ele precisa aprimorar para atuar na sua empresa. Isso vai contribuir para o crescimento profissional dele e, quem sabe, ele não se aprimora e volta a ser um candidato em uma oportunidade futura?

Para o aprovado, claro, é sempre uma felicidade. Formalize a proposta e alinhe a data de início, deixando claro os passos que ele tem que seguir com o DP da área para a contratação. 

  •  Avaliação do processo
Um RH de qualidade está sempre questionando suas práticas, se avaliando e modificando. Para isso, é necessário estabelecer padrões de indicadores a serem avaliados de forma a comparar os resultados esperados com os que realmente foram obtidos, identificando o que deu certo e errado no processo.
Alguns indicadores básicos são:
- Meios de divulgação de vaga / candidaturas totais
- Meios de divulgações de vaga / candidaturas que foram aproveitadas para etapas presenciais
- Tempo de duração do processo / tempo de duração de cada etapa / tempo de duração esperado.
- Gastos com o processo / orçamento disponível

Ter uma avaliação dos candidatos (aprovados ou não) também é um bom indicador da qualidade com que o processo foi conduzido.

Ou seja, o processo seletivo é sempre um triangulo, onde iniciamos com um número grande de candidatos até que vamos filtrando até chegar a um aprovado. Devemos sempre escolher as ferramentas que mais se adequam às necessidades da empresa e buscar candidatos aderentes as competências organizacionais e que tenham o conhecimento técnico necessário. Um bom processo seletivo pensa não só nas necessidades atuais, mas em como esse profissional pode fazer a diferença em um cenário futuro.

Bom pessoal, espero que tenham gostado dessa postagem. Qualquer dúvida ou sugestão comentem, perguntam, proponham. Não esqueçam de curtir nossa página no Facebook e compartilhar com seus amigos. 


Links externos: Dinâmicas de grupo

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