Feedback Canvas

   Olá pessoal, tudo bem?

   Recentemente descobri uma ferramenta de feedback que achei bem interessante, principalmente por ser simples e organizada, então como de costume quero compartilhar com vocês.

   A administração científica, focada em resultado e aumento da produção, não deixava muito espaço para o feedback. O foco era a orientação de tarefas de forma diretiva e fria, com pouca interação e desenvolvimento. Atualmente, muito vem se debatendo sobre o poder do feedback, e as empresas começam a trabalhar com seus gestores a importância de manter uma cultura de troca com seus funcionários. Sabemos que esse é um grande processo de adaptação da cultura empresarial pelo qual ainda estamos passando, já que não somos acostumados a avaliar, bem como sermos avaliados por outros.

   Nossos pais, geração X, nunca pensariam em um dia poder, em uma reunião, criticar a atuação de seu “chefe”. Da mesma forma, pouco espaço existia para os pares apontarem melhorias que precisavam ser feitas. A geração Y, com sua sede por aprendizado e desenvolvimento, se tornou muito mais aberta para esse tipo de interação, e com isso surgiram ferramentas como o feedback 360 e o 180.

   Hoje todos avaliam e são avaliados: gestor, subordinado, par, clientes internos e externos. Estamos cada vez mais caminhando para uma cultura de extrema qualidade em que a avaliação é fundamental. Contudo, o mais importante do feedback não é a nota que se dá, mas sim o processo de mudança de atitude inerente a avaliação. O importante do feedback é a troca, a interação entre pessoas buscando um bem comum: a melhoria dos processos.

   Uma das coisas que gostei no feedback Canvas é a interação e a possibilidade de troca que ele permite. Vivenciei um processo de aplicação do 360 e a grande questão que levantei foi sobre a efetividade da troca: era uma avaliação mediada por um sistema, onde você atribuía uma nota e comentários sobre o desempenho do avaliado de acordo com competências pré-estabelecidas. A qualidade e conteúdo dos comentários dependia unicamente da pessoa que avaliava. Muitas vezes eram críticas vazias, sem exemplos ou propostas de ações de melhorias.

   Bom, vamos conhecer um pouco do Feedback Canvas. Deixo para vocês a avaliação de sua aplicabilidade e efetividade. Lembrando que é uma ferramenta adaptável, e o que mostrarei aqui é apenas um exemplo de como ele pode ser usado. Fique livre para adaptá-lo a sua realidade, caso necessário. Mais importante que o processo que vou apresentar, é a idéia central da ferramenta.

   A primeira característica que me chamou atenção no Canvas é que a avaliação é voluntária. Cabe ao funcionário identificar a necessidade de ser avaliado e, a partir daí, buscar o RH (ou um mediador) para conduzir o processo. Cabe também ao avaliado buscar os avaliadores. Sobre estes, sugiro 4 ou 5 pessoas que estejam em contato direto com o avaliado, para trazer mais fidedignidade ao processo.

   Os avaliadores então definem, junto com o avaliado, quais são as principais competências a serem avaliadas de acordo com o cargo atual e o plano de carreira da empresa, quando for o caso. Sugiro em torno de 8 a 10 competências, entre técnicas e comportamentais. Outro ponto importante é definir os níveis de proficiência que podem ser atribuídos a cada competência. Normalmente para avaliação de competências uso uma escala com 4 níveis: Não apresenta a competência, apresenta a competência parcialmente, apresenta a competência integralmente, destaca-se na competência.

   Importante, nesta etapa, é deixar claro para todos os envolvidos o que cada nível significa, fazendo com que todos avaliem de acordo com os mesmos critérios. Segundo o meu exemplo, as descrições são:

      ·         Não apresenta a competência – Este nível deve ser marcado quando o avaliado não apresentou em momento algum a competência, ou caso tenha apresentado de forma não significativa.

      ·         Apresenta a competência parcialmente – Por sua vez, esse nível deve ser marcado quando o avaliado demonstra a competência de forma significativa em alguns aspectos ou situações, trazendo resultado positivo, contudo em outros momentos necessários não apresenta, prejudicando o resultado.

      ·         Apresenta a competência integralmente – Este item deve ser usado quando o funcionário atende a todas as expectativas enquanto a competência avaliada, agregando resultado positivo, ou que possua em sua experiência poucas falhas na competência citada.

      ·         Destaca-se na competência – Este item é usado para pessoas que, além de demonstrar intensamente a competência avaliada, ainda é vista pelos outros como referência e exemplo, muitas vezes sendo solicitado para orientar outros funcionários.

   Com estas informações, já podemos montar o painel do Feedback Canvas. Abaixo segue um exemplo:

   Com o painel em mãos, podemos seguir para a etapa da avaliação das competências. Podemos fazer tanto face a face, onde cada um tem a sua vez de falar sobre a nota que atribui para cada competência e justificá-la, ou pedir para que os avaliadores escrevam as informações em um papel e entreguem para o mediador (o RH, por exemplo), que passará as informações para o painel. Muitas vezes a segunda opção é mais aceita por reduzir a tensão do grupo, mas caso seja escolhida a primeira opção cabe ao mediador direcionar o feedback para uma conversa produtiva e objetiva, sem discussões que fujam do objetivo principal do feedback. Neste momento também ocorre a auto-avaliação do funcionário com sua devida justificativa.

   Passada esta etapa, seguimos para a parte inferior do painel. No primeiro quadro, “Ações Positivas”, os avaliadores devem elencar habilidades, ações ou situações positivas em que o avaliado se destaca. No quadro seguinte, os avaliadores devem elencar habilidades, ações ou situações do avaliado que precisam mudar. Para isso, devem apontar o impacto negativo que essas ações causam, os pontos positivos que poderiam causar caso houvesse uma mudança e qual ação necessária para melhoria, buscando alcançar essa mudança.

   Por fim, é hora do avaliado analisar as informações que recebeu, buscando insights sobre sua atuação, seus pontos fortes e de melhoria. O RH, ou até mesmo o gestor, podem ajudar neste processo buscando soluções. Quando achar necessário o funcionário pode convocar uma nova avaliação, para monitorar seu progresso.

Bom pessoal, por hoje é isso. Espero que tenham gostado e até a próxima. Não esqueçam de curtir nossa página no Facebook para ficarem sempre ligados nas novidades.

Beijos e até a próxima!